文件的发放

内容预览：

1文件的发放

1.1受控文件原稿在提交前，送交人应对文件进行以下确认：

a．是否进行有效的批准；

b．标题、文件号、版本号、页数是否完整；如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。

1.2将文件连同“文件分发清单”提交办公室，办公室将收到的文件原稿作好编目登记，填写“文件归档编目清单”。

1.3办公室根据“文件分发清单”，复印相应的份数，加盖蓝色“受控文件”印章后分发各有关部门。分发时，应在分发的文件上注明分发号，并要求文件领用人在“文件分发回收记录”上签收。

1.4受控文件的原稿存放在办公室指定位置。

1.5当须使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，到办公室办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由办公室收回，并追究其责任。

1.6当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发（应在“文件领用申请表”中作出丢失原因的说明）。办公室在补发文件时应给予新的分发号，并在“文件分发回收记录”上注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。

2文件的以旧换新

2.1对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的文件到办公室换取新文件。

2.2以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。在发放新文件的同时…………

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